Setenta por cento do tempo dos executivos de uma grande companhia global está sendo utilizado em reuniões (meetings) e enviando ou respondendo e-mails. Trata-se da nova geração “meetmails”. Um híbrido do consumo de energias e de atenções nas organizações, na forma de reuniões e e-mails.

Um dos maiores deveres do moderno líder é proteger sua equipe contra o reino das distrações e da dispersão. Onde tudo é importante, nada é importante. Onde nada é importante tudo é importante. Há uma invasão e roubo do tempo dos gestores em reuniões e e-mails, tão gigantesca, que o tema passou a ser alvo de estudos, porque significa uma concreta ameaça à competitividade criativa das empresas num ambiente em acelerada mudança.

Num desses ambientes corporativos, desenvolvi um trabalho de identificação e de estudo para alterarmos esse cenário. Precisávamos liberar o tempo útil dos executivos, gerentes e supervisores, para que pudessem atuar com suas equipes operacionais prevendo e antecipando pontos de desperdício, horas paradas e queda de performance. Tratava-se de uma grande unidade industrial. Reunimos a gerência e vimos que era impossível colocar numa agenda de 8 horas de trabalho o que foi compreendido e entendido por todos como o vital a ser feito, para que a unidade adquirisse patamares competitivos internacionais. A conclusão evidenciada foi a necessária conquista de tempo sobre os maiores “ladrões” do foco daquela empresa: reuniões e e-mails! Como fazer isso? Como separar o joio do trigo, da enxurrada de “meetings” e dos e-mails que pulam nos computadores e celulares?

Há uma invasão e roubo do tempo dos gestores em reuniões e e-mails, tão gigantesca que o tema passou a ser alvo de estudos, porque significa uma concreta ameaça à competitividade criativa das empresas num ambiente em acelerada mudança.

O que constatamos é que o processo de e-mails e reuniões é como um funil de boca muito larga, que termina por sufocar exatamente os setores que fazem acontecer a coisa toda que importa numa empresa: o chão de fábrica, o pé na rua de vendas, do balcão, ou a mesa de trabalho dos engenheiros, cientistas, criativos. Um amigo meu, diretor, que vivia uma situação complicada na empresa me disse: “vivo o momento Tostines: eu não sei se não estamos bem por que fazemos tantas reuniões, ou se fazemos tantas reuniões por que não estamos bem?”

No caso estudado, o CEO da operação assumiu para si libertar seus gestores do tempo gasto no modelo “meetmails”. Desenvolveu um trabalho de áreas de eficácia, priorizando procedimentos, atitudes e controles que impactavam o core daquele negócio específico. Essa virou a agenda vital e negociada entre
todos da sua equipe. Mas, e como ficam as enxurradas de demandas cruzadas de diversos setores corporativos? Esse mesmo líder se comprometeu a levar para o board uma re-discussão daquilo que importa e que faz a diferença, tanto a curto, médio e longo prazo na empresa, versus o que deveria ter uma política de “tempos e métodos” ajustada e minimizada.

A grande lição deste exemplo é um dos novos papéis dos lideres modernos: proteger suas equipes contra a distração e a dispersão de foco e energias. A geração “meetmails” é aquilo que você vê, mas não consegue mensurar. E-mail e reunião precisa e faz bem... Mas use com moderação.


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